こんにちは!株式会社ベルクラウン・広報スタッフの佐藤です。
恥ずかしながら、私は弊社のメンバーになってから初めて「BPO」という言葉を知りました。(みなさんは、ご存知でしたでしょうか…?)
コロナ禍を経てリモートワークへの意識が一気に加速したこともあり、最新のビジネス環境では効率化とコスト削減がより一層求められています。その中で注目されているのが「ビジネスプロセスアウトソーシング(BPO)」です。
そこで、このブログではBPOの基本的な概念から、そのメリット・導入のポイントまでをわかりやすく解説します。
BPO(ビジネスプロセスアウトソーシング)とは?
BPOとは、この3つの単語を組み合わせたビジネス用語で、その頭文字をとった略称のこと。
- 仕事や業務を表す”Business”
- その業務の手順や過程を表す”Process”
- 外注を意味する”Outsourcing”
会社の通常業務の一部を外部委託することは、一般的に「業務委託」と呼ばれています。専門知識やスキルを持った個人事業主の方が外注先である場合も多いですよね。
一方、BPOの場合は企業間取引である場合がほとんどです。メーカーが工場に部品の製造を依頼したり、小売店に販売業務を委託したりするイメージに近いのではないでしょうか。
企画・設計・人員の手配・人員のマネジメントを含めた具体的な業務の実施をまるごと委託することができるので、少ないコストで優れた業務品質を保つことができるのが特徴です。
コストを意識したBPO導入のメリット
それでは、「少ないコストで優れた業務品質を保つ」というのは具体的にどのようなことなのでしょうか?
従来の考え方では、事務や経理などのバックオフィス業務はすべて「自社でまかなうもの」と捉えられていました。そのため、業務時間や人件費が固定化されてしまい、それを抑えるために「事業を縮小しなければならない」「人を切らざるを得ない」という考え方に直結することもあります。
しかし、バックオフィス業務や広報などを含めたマネジメントをまとめて外注化することで、企業側が経営戦略や事業拡大などの核となる部分(コア業務)に集中できるというのがBPOの考え方なのです。
ここでは、BPOを導入することで得られる主なメリットを例を挙げてご紹介します!
全体的なコスト意識の整理
外部業者への業務委託によって、人件費や設備投資を削減することができます。
また、外注化することによってフローそのものを見直し、より効率的な業務の実施にもつなげることもできるのです。
たとえば、長年活躍していたベテラン社員が病気によって長期休暇を取らざるを得ないときや、産休に入ることを想像してみてください。主力であったメンバーの復帰の見通しが立ちづらい状況の中、新しい人材を採用し、仕事を覚えてもらうことへの費用対効果が薄くなってしまう場合もきっとあるでしょう。
そんなときは、BPOを導入して一時的に業務を補完することで、最低限のコストに留めることもできるはずです。
中長期的な人材育成コストの削減
その分野における知識や経験が豊富な専門業者に任せることで、業務の質にこだわることができます。
また、新卒採用などを積極的に行っていない企業では、新しく採用した人材の育成に多くの時間やコストがかかってしまうことがありますよね。
専門スキルを持った人材をいち早く確保できるBPOを導入することで、人材育成コストそのものの軽減につながります。さらに、自社での人材育成が行われている期間でも、一定のクオリティを担保しながら通常通り業務を遂行することもできるのです。
BPOのデメリットと対応策
一方で、BPOには以下のようなデメリットもあります。そのため、信頼できる委託業者をしっかりと見極めることがポイントになります。
セキュリティにまつわるリスク
外部に業務を委託することにしたがって、情報漏洩のリスクが伴います。
ですが、つまりは内部でのセキュリティ状況の見直しや強化につなげる機会でもあるのです。
特に、IT関連の業務をお願いする際には、実績が明確でリテラシー指導がしっかりなされている委託業者を選ぶと良いでしょう。
自社にナレッジを蓄積しにくい
ナレッジとは、ビジネス用語における知識や体験•情報のことです。つまり、業務を外部委託することで、社内でノウハウを共有する機会が少なくなってしまうという懸念点があります。
まずは、そもそも内部できちんとナレッジが蓄積されている状況なのかが判断のポイントとなります。社員間のコミュニケーションや指導が活発でない状態・または自社にノウハウがない業務であれば、第三者の目線として業務委託を取り入れることが良い方向に働くケースもあるのです。
また、資料作成やフロー構築をBPO導入の予算として設定することで、間接的にナレッジの共有そのものを依頼する方法もあります。
BPO導入のポイントまとめ
BPOは、業務の効率化とコスト削減に大きく貢献するビジネスの手法です。
しかし、企業側にとっては新し取り組み自体が不安要素の一つでもあるはずです。
安心して依頼できる外部パートナーを見つけるためには、以下のポイントが大切になります。
- 対象業務のピックアップ:社内の業務状況を正確に把握し、どの業務を外部に委託するかを慎重に選定すること。(または、その提案から始めてもらえること)
- 信頼できるパートナーの選定:実績があり、信頼できる業者を選ぶこと。
- 契約内容の明確化:業務範囲や成果物、責任範囲や予算が把握しやすい契約を結ぶこと。
このブログが、みなさんのBPO導入の手助けになれば幸いです!
弊社ベルクラウンへのご相談は、お問い合わせフォームよりお待ちしております。